Politique de confidentialité

Politique de réclamations

La S.A.R.L. Galerie K Paris cherche à maintenir un niveau constant d’excellence dans ses services aux étudiants. Bien que tout soit fait pour assurer des exigences de qualité élevée, il se peut que nous faillissions dans certaines situations. Dans des cas comme celui-ci, nous souhaiterions saisir l’opportunité pour améliorer nos services en étant à l’écoute, en dialoguant et en prenant toute action requise pour corriger nos erreurs et éviter qu’elles ne se reproduisent.

But et objet de la politique

La S.A.R.L. Galerie K Paris s’engage à donner aux personnes impliquées directement dans nos services l’opportunité de nous fournir des commentaires sur la satisfaction ou non des normes. Nous pouvons garantir que les étudiants seront écoutés et que tout commentaire reçu, qu’il soit positif ou négatif, sera pris en compte.

Définition d’une plainte

Une réclamation est l’expression d’un mécontentement concernant les exigences relatives à un service, une action ou un manque d’action de la part de la S.A.R.L. Galerie K Paris, un membre du personnel ou un représentant, ayant affecté un client/participant, un groupe de clients/participants, et plus particulièrement les étudiants/candidats de la S.A.R.L. Galerie K Paris.

Égalité d’accès et de traitement

Les plaintes peuvent être formulées par un participant individuel ou par un groupe de participants ayant subi des conséquences négatives, ou ayant été témoin(s) de la cause du mécontentement. Il peut également s’agir d’une personne agissant au nom du participant affecté (nommée tierce partie).

Les étudiants/candidats (plaignants) souhaitant signaler un mécontentement concernant les services dispensés par la S.A.R.L. Galerie K Paris doivent nous adresser leur plainte directement.

Les parties qui soumettent une plainte au nom du plaignant ne peuvent le faire qu’avec une autorisation écrite de représentation du plaignant et de ses intérêts. Cela doit être présenté et accepté par WSET Awards.

Plaintes anonymes

Recevoir une plainte provenant d’une source non identifiée limite potentiellement la capacité de la S.A.R.L. Galerie K Paris à enquêter de manière efficace sur cette plainte. Cependant, lorsqu’une plainte anonyme est reçue, la S.A.R.L. Galerie K Paris l’examinera afin de voir s’il y a suffisamment d’informations pour permettre une enquête plus approfondie.

Comment formuler une plainte

Si vous n’êtes pas satisfait des services fournis par la S.A.R.L. Galerie K Paris, nous vous invitons à nous contacter par téléphone au +33 1 40 28 42 65 pour une discussion informelle, en retour de laquelle nous nous efforcerons de résoudre le problème aussi vite que possible. Soyez assuré(e-s) que votre demande sera traitée de manière confidentielle et que votre plainte ne vous portera pas préjudice.

Si vous n’avez pas obtenu satisfaction, l’étape suivante sera celle du processus formel qui doit être envoyé par écrit à la S.A.R.L. Galerie K Paris, 9 rue des Capucines, 75001 Paris. Votre plainte doit contenir les informations suivantes :

• Nom, adresse et coordonnées ;
• Les détails complets de la plainte, à savoir la raison du mécontentement y compris la gestion, les actes et le comportement ;
• Toute information complémentaire, à savoir les documents concernés, les dates, les lieux et tout témoin potentiel ;
• Les informations détaillées concernant toute tentative de résolution du mécontentement cité.

La S.A.R.L. Galerie K Paris accusera réception de votre plainte dans les 3 jours ouvrés suivant la réception de la plainte.
Un retour sera effectué dans les 20 jours ouvrés suivant la réception. Les délais dépendront de la complexité du problème et pourront être plus longs.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait et que vous souhaitez un examen plus approfondi, il sera possible de faire remonter le conflit au directeur général de la S.A.R.L. Galerie K Paris (représentant de WSET, prestataire agréé ; Approved Program Provider : APP).

Votre plainte devra être soumise par écrit à la S.A.R.L. Galerie K Paris, 9 rue des Capucines, 75001 Paris. Votre plainte doit contenir les informations suivantes :

• Nom, adresse et coordonnées
• Les détails complets de la plainte, à savoir la raison du mécontentement y compris la gestion, les actes et le comportement
• Toute information complémentaire, à savoir les documents concernés, les dates, les lieux et tout témoin potentiel
• Les informations détaillées concernant toute tentative de résolution du mécontentement cité

Votre plainte sera prise en compte dans les 3 jours ouvrés suivant la réception de la plainte.
Un retour sera effectué dans les 20 jours ouvrés suivant la date de prise en compte. Les délais dépendront de la complexité du problème et pourront être plus longs.

Une plainte non résolue peut être remontée à WSET Awards qui possède ses propres procédures de traitement des plaintes.
Les plaintes officielles sont à soumettre par écrit à la S.A.R.L. Galerie K Paris, le plaignant doit fournir les informations suivantes :

• Nom, adresse et coordonnées
• Les détails complets de la plainte, à savoir la raison du mécontentement y compris la gestion, les actes et le comportement
• Toute information complémentaire, à savoir les documents concernés, les dates, les lieux et tout témoin potentiel
• Les informations détaillées concernant toute tentative de résolution du mécontentement cité
• La réponse ou l’action attendue pour résoudre le mécontentement.

Sachez que les délais dépendront de la complexité du problème.

Appels

WSET Awards possède une procédure d’appels, les plaignants peuvent contacter la S.A.R.L. Galerie K Paris pour obtenir les formulaires adéquats.

Sachez qu’un processus d’appel consiste à faire appel d’une décision prise par WSET Awards telle qu’une disqualification. Tout appel doit être reçu par la S.A.R.L. Galerie K Paris dans les 7 jours ouvrés suivant la réception de la résolution proposée par WSET Awards.

Commentaires d’examens, demandes d’informations/enquête et appels

Les candidats ayant besoin de commentaires ou d’informations/d’enquête (nouvelle notation) concernant leur devoir d’examen devront contacter la S.A.R.L. Galerie K Paris et demander un formulaire de demande d’informations/d’enquête et de commentaires. Le formulaire doit être rempli et envoyé à WSET Awards par l’intermédiaire de la S.A.R.L. Galerie K Paris avec la somme adéquate dans les 5 semaines précédant la date de l’examen. Toute demande reçue passé ce délai ne sera pas examinée. Les commentaires et les informations seront délivrés dans les dix semaines suivant la réception.

Tout candidat mécontent à l’issue d’une demande d’informations ou d’une enquête concernant un devoir d’examen doit contacter la S.A.R.L. Galerie K Paris et demander un formulaire d’appel d’une enquête. Ce formulaire doit être rempli et envoyé à WSET Awards par l’intermédiaire de la S.A.R.L. Galerie K Paris avec la somme adéquate au plus tard 7 jours ouvrés après la réception de la décision de l’enquête. Tout appel reçu passé ce délai ne sera pas examiné. La décision d’appel sera délivrée dans les dix semaines suivant la réception.

Politiques de conflits d’intérêts

Cette politique s’applique à tout membre du personnel de WSET Awards ainsi qu’à tout membre agissant au nom de WSET Awards. La S.A.R.L. Galerie K Paris a adopté la même politique de conflits d’intérêts qui se rajoute aux clauses présentées ci-dessous.

Définition du conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts existe dès lors qu’une personne possède un intérêt ou des responsabilités morales qui pourraient influencer défavorablement leur jugement, leur objectivité ou leur loyauté envers WSET Awards lors de la conduite d’activités en lien avec les diplômes WSET.

Les exemples de conflits d’intérêts dans le cadre d’un organisme diplômant incluent :

• La prise en charge de toute évaluation de candidats par une personne ayant un intérêt personnel dans le résultat de l’évaluation pour l’individu ou toute autre personne concernée ;
• La prise en charge de toute modération dans l’évaluation de candidats par une personne ayant un intérêt personnel dans le résultat de l’évaluation pour l’individu ou toute autre personne concernée ;
• Le tutorat de candidats par une personne impliquée dans le processus d’évaluation ;
• La prise en charge d’une certification WSET par une personne employée par la S.A.R.L. Galerie K Paris ;
• La prise en charge d’une certification WSET par une personne employée par WSET Awards ;
• La surveillance d’une évaluation WSET par une personne impliquée dans l’exécution de formation conduisant à l’évaluation ;
• Le coaching de candidats par une personne impliquée dans l’évaluation de copies des candidats ou dans la création de questions d’examens ;
• L’embauche par la S.A.R.L. Galerie K Paris de personnes engagées dans l’exécution de programmes enseignés ou dans le rôle d’évaluateur interne dans un autre prestataire agréé (Approved Program Provider : APP).

Certains de ces conflits d’intérêts peuvent être gérés et sont ainsi acceptables. Par exemple, la notation d’une évaluation de dégustation pour un diplôme WSET de niveau 3 par un évaluateur interne est vérifié par WSET Awards pour atténuer le risque de conflit d’intérêts. De la même manière, lorsqu’un employé de WSET ou de la S.A.R.L. Galerie K Paris prend en charge une certification WSET, certaines mesures peuvent être mises en place pour préserver l’intégrité de l’évaluation, à condition que WSET Awards en ait été informé à l’avance.

Certains conflits d’intérêts ne peuvent pas être gérés et ne sont pas acceptables. Par exemple, il serait inapproprié pour une personne impliquée dans la création de questions d’évaluation ou la collecte des devoirs d’examens d’enseigner ou de former les étudiants.

Gestion des conflits d’intérêts

WSET a mis en place des procédures pour gérer certains conflits d’intérêts spécifiques. Cela inclut l’implication exclusive de WSET Awards dans la création de documents d’évaluations, dans la modération de toute évaluation interne conduite par les prestataires agréés, y compris par la S.A.R.L. Galerie K Paris, et dans la modération de toute évaluation écrite qui ne serait pas notée par un lecteur optique de signes. Tout autre conflit d’intérêts sera géré au cas par cas.

Politique de protection des données

WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris sont tenus de se conformer aux lois en matière de protections des données et de la vie privée. En soumettant des données à WSET Awards ou à la S.A.R.L. Galerie K Paris, les personnes autorisent ces organisations à traiter ces données conformément avec cette politique.

Définition des données

Les données font référence aux informations sur une personne qui peuvent être traitées par WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris afin qu’elles puissent remplir leurs missions respectives d’organisme diplômant et de prestataire agréé (APP). Cela comprend des données concernant une personne vivante pouvant être identifiée au travers de ces données (ou au travers de ces données et d’autres informations en possession de WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris). Cela peut également comprendre certaines catégories de données personnelles sensibles, par exemple des informations sur l’origine raciale ou ethnique d’une personne ou sur sa santé physique ou mentale, informations que le régulateur peut nous demander de rassembler en relation à la délivrance de certifications WSET.

Comment WSET Awards traite les données des candidats

WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris ont un intérêt légitime dans la collecte et le traitement de données personnelles comprenant le(s) nom(s), âge, date de naissance, sexe et adresse électronique des candidats dans le but d’évaluer et de décerner des certifications WSET et récolter des commentaires venant des candidats. Dans certains cas, des informations supplémentaires (qui peuvent comprendre des données personnelles sensibles concernant l’était de santé) seront collectées pour accompagner les demandes d’ajustements raisonnables et de considération particulière. De telles informations seront complétées par le résultat des examens et des évaluations entrepris par le candidat.

Les données personnelles d’un candidat ne seront collectées par la S.A.R.L. Galerie K Paris que dans le cas d’une inscription à un examen et/ou d’une demande de certification. Elles ne seront pas utilisées par WSET Awards ou la S.A.R.L. Galerie K Paris pour autre chose que pour le processus d’examens, la conduite d’évaluations et la certification des résultats. Les données personnelles au sein du travail du candidat seront collectées et traitées par WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris dans le but de produire et de donner des résultats d’examens et de fournir aux candidats des services post-résultats. Dans cet objectif, certaines informations personnelles peuvent être transmises à des tierces parties hors de l’Espace Économique Européen.

Dispositions de protection des données

WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris ont tous deux mis en place les procédures suivantes pour la sécurisation des données collectées en leurs capacités respectives d’organisme diplômant et de prestataire agréé (APP) :

• Tous les membres du personnel de WSET ainsi que leurs étudiants, leurs prestataires agréés et leurs éducateurs ont accès à ces mesures ;
• Tous les prestataires agréés sont tenus d’informer les étudiants de la manière dont leurs données seront traitées dans le cadre de l’inscription et de la certification WSET ;
• Les formulaires demandant la collecte de données personnelles ou sensibles comprennent une déclaration de protection des données informant les personnes de la manière dont leurs données seront traitées ;
• Les données collectées par WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris ne seront pas utilisées à des fins commerciales ou partagées avec des tierces parties ;
• Aucune donnée personnelle n’est divulguée à une personne extérieure à WSET Awards ou à la S.A.R.L. Galerie K Paris sans autorisation écrite préalable de la personne concernée ;
• L’accès aux données personnelles sur la banque de données de WSET Awards et de la S.A.R.L. Galerie K Paris est réservé aux utilisateurs autorisés ;
• Tous les renseignements sont tenus exacts et mis à jour dans la mesure du possible, WSET Awards compte sur les personnes et la S.A.R.L. Galerie K Paris pour communiquer tout changement ;
• Lorsque WSET Awards et/ou la S.A.R.L. Galerie K Paris envoient une correspondance électronique à plusieurs destinataires, ces derniers seront en copie invisible.

Disposition de sécurité des données

WSET Awards a mis en place des mesures appropriées pour garantir la sécurité des données contenues dans son système. Dans le cas d’une utilisation non autorisée des données ou d’une perte des données, les personnes concernées seront informées et un plan de recouvrement sera exécuté. Cela comportera une évaluation des risques et une révision des procédures opérationnelles. 

Politique de diversité et d’égalité

WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris s’engagent à faire respecter les principes de diversité et d’égalité dans tous leurs domaines professionnels. Nous nous assurons que tous les candidats et autres participants sont traités de manière juste et égale à tout moment.

Cette politique s’applique à l’ensemble des membres du personnel de WSET et à toute personne agissant au nom de WSET Awards.  La S.A.R.L. Galerie K Paris a adopté la même politique de diversité et d’égalité qui se rajoute aux clauses présentées ci-dessous.

WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris garantissent l’égalité des chances aux candidats des manières suivantes :

• En encourageant l’accès ouvert aux certifications WSET (en prenant compte l’âge minimum légal requis pour l’achat d’alcool et l’évaluation des standards de compétence) ;
• En s’assurant que le format et les contenus de toutes les spécialisations, les évaluations et tout autre matériel lié à WSET Awards n’engendre aucune discrimination illégale contre quiconque sur la base du handicap, de l’âge, du mariage ou de l’union civile, de la réassignation de genre, de la grossesse ou de la maternité, de l’origine, de la religion ou des croyances, du sexe ou de l’orientation sexuelle (en prenant compte l’âge minimum légal requis pour l’achat d’alcool et l’évaluation des standards de compétence) ;
• Nous permettons aux candidats ayant des besoins éducatifs particuliers, des handicaps ou des blessures temporaires d’accéder aux évaluations WSET sans modifier les demandes et les évaluations, conformément aux politiques d’ajustements raisonnables et de considération particulière.

Les candidats considérant avoir été injustement victimes de discrimination de la part de la S.A.R.L. Galerie K Paris devronnt nous en faire part au plus vite.

Politique d’ajustements raisonnables

WSET Awards et la S.A.R.L. Galerie K Paris cherchent à évaluer l’ensemble des candidats d’une manière qui ne place personne en position d’avantage ou de désavantage vis à vis des autres candidats.

Un ajustement raisonnable est toute action qui permet de réduire l’impact d’un handicap ou d’une difficulté mettant un candidat en désavantage important dans une situation d’évaluation. Les ajustements raisonnables sont approuvés par WSET Awards et mis en place par la  S.A.R.L. Galerie K Paris avant que l’évaluation n’ait lieu. Il s’agit d’un arrangement pour donner accès au candidat à la certification. Le recours à un ajustement raisonnable n’est pas pris en compte lors de l’évaluation du travail du candidat.

Les ajustements raisonnables ne doivent pas favoriser injustement un candidat au détriment des autres pour qui aucun ajustement n’a été mis en place. Ils ne doivent pas non plus affecter la fiabilité et la validité de l’issue des évaluations comme il en est détaillé dans les spécificités applicables.

Les ajustements raisonnables peuvent inclure :

• le changement des arrangements standards d’évaluation, permettant par exemple aux candidats de bénéficier de temps supplémentaire pour finir l’évaluation ;
• L’adaptation du matériel d’évaluation comme par exemple fournir du matériel textuel en format large ;
• La possibilité de recourir à une personne en charge de l’aide à l’accessibilité lors des évaluations comme un interprète de la langue des signes ou un lecteur ;
• La réorganisation de la salle d’évaluation comme le retrait de stimulus visuels pour un candidat autiste.

Demande d’ajustement raisonnable

Les candidats doivent informer la S.A.R.L. Galerie K Paris au moment de l’inscription ou au minimum 5 semaines avant la date d’évaluation, de tout besoin spécifique qui pourraient donner lieu à un ajustement raisonnable lors de l’évaluation. La ou le candidat(e) doit inclure des preuves justificatives dans sa demande.

WSET Awards et/ou la S.A.R.L. Galerie K Paris se réservent le droit de rechercher des informations provenant  d’organismes indépendantes, ce qui serait approprié dans la prise de décision quant à des arrangements particuliers. Sachez que la S.A.R.L. Galerie K Paris ne peut proposer d’ajustement raisonnable à aucun candidat tant que cet ajustement n’a pas été validé par WSET Awards.

Les candidats et leurs conseillers doivent comprendre qu’il n’est pas approprié de demander des ajustements raisonnables lorsque la difficulté spécifique impacte directement les caractéristiques qui sont au centre de l’évaluation.

Politique de considération particulière

La considération particulière est une action décidée après une évaluation qui permet à un candidat ayant été désavantagé par une maladie temporaire, une blessure, une indisposition ou des circonstances défavorables lors de l’évaluation et qui aurait empêché le candidat de prouver ses connaissances acquises.

La considération particulière ne doit pas favoriser injustement un candidat au détriment des autre pour qui aucune considération particulière n’a été requise. Elle ne doit pas non plus altérer les exigences d’évaluation pour la certification comme il en est détaillé dans les spécificités applicables.

Un candidat peut être éligible à une considération particulière si :

• La performance lors d’une évaluation est impactée par des circonstances échappant au contrôle du candidat. Cela peut inclure une maladie récente, un accident, la perte d’un proche ou les conditions dans la salle d’examen ;
• Des arrangements alternatifs qui auraient été décidés en amont de l’évaluation n’étaient en réalité pas appropriés ;
• La mise en place d’une considération particulière n’induirait pas l’utilisateur du diplôme en erreur quant aux connaissances du candidat.

Sachez que WSET Awards ne propose pas de diplômes sous certificat d’indisposition et que toutes les exigences d’évaluation de la certification WSET doivent être remplies.

Demande de considération particulière

Les candidats doivent soumettre à WSET Awards, par l’intermédiaire de la S.A.R.L. Galerie K Paris, une demande de considération particulière dans les 3 jours suivant la date de l’évaluation pour laquelle la considération particulière est demandée. L’éligibilité ne sera prise en compte que si la demande est accompagnée de documents justificatifs indépendants.

Politiques de fautes professionnelles et fautes administratives

Le but de cette politique est de protéger les intérêts des étudiants de WSET et de la S.A.R.L. Galerie K Paris et de sécuriser l’intégrité des certificats WSET en garantissant la conformité avec les politiques et procédures de WSET.

La non conformité avec les politiques et procédures de WSET relèvent généralement d’une ou deux catégories :

1. Les fautes administratives, où la non conformité est accidentelle plutôt qu’intentionnelle ; et
2. Les fautes professionnelles, où la non conformité est intentionnelle ou le résultat de négligence.

Les limites entre les fautes administratives et les fautes professionnelles ne sont pas très nettes. Certains incidents peuvent relever d’une catégorie ou de l’autre en fonction du contexte général. Déterminer si une situation relève de la faute administrative ou de la faute professionnelles revient à WSET Awards, à la suite d’une enquête.

Les fautes professionnelles ou les fautes administratives venant de la S.A.R.L. Galerie K Paris peuvent comprendre :

• Le manquement à l’exécution des cours ou des évaluation conformément aux exigences de WSET Awards ;
• Le manquement à la conformité aux procédures d’inscription et de certification de WSET ;
• Les inscription tardives des étudiants ;
• Une demande frauduleuse de diplômes / une utilisation frauduleuse de diplômes / une reproduction ou une falsification de diplômes ;
• La publication de résultats d’examens incorrects / le manquement à la publication de résultats dans un délai convenable pour les étudiants ;
• L’utilisation d’éducateurs ou d’évaluateurs internes non qualifiés et/ou non agréés ;
• La publicité mensongère.

Les fautes professionnelles de la part des étudiants peuvent comprendre :

• Une demande frauduleuse de diplômes / une utilisation frauduleuse de diplômes / une reproduction ou une falsification de diplômes ;
• La dissimulation d’informations à WSET, informations qui seraient essentielles au maintien de la garantie rigoureuse de qualité ;
• La présentation d’information fausses ou inexactes dans le but d’obtenir une certification ;
• La tricherie, y compris l’utilisation d’équipements ou de matériaux non autorisés ;
• Un comportement perturbateur lors d’une évaluation ;
• Le plagiat de quelque forme que ce soit par tout étudiant ;
• L’usurpation d’identité (qui comprend l’imitation d’une signature) ;
• Toute action pouvant avoir un effet négatif ;

Les notifications de fautes professionnelles et de fautes administratives doivent être faites par écrit (le courrier électronique est accepté) et doivent inclure :

• Un rapport détaillé des circonstances encadrant les suspicions et les allégations ;
• Les détails sur toute action ou enquête subséquente menée par le centre ;
• Toute circonstance aggravante (par exemple un rapport médical) ;
• Tout matériel non autorisé trouvé lors d’une évaluation ;
• Une déclaration signée et datée par toutes les personnes impliquées ;
• WSET Awards accusera réception d’une notification de non conformité par courrier électronique dans les 7 jours ouvrés suivants.

Enquête par WSET Awards

Le délai d’un enquête menée par WSET dépend de la complexité du problème.

Lorsqu’il y a des motifs pour soupçonner une faute professionnelle ou une faute administrative à l’encontre d’un étudiant, la certification peut être suspendue jusqu’à ce que l’enquête ait été conclue et que des sanctions aient été prises.

Lors d’une enquête, WSET Awards peut :

• Demander des informations supplémentaires à toute personne impliquée ;
• Conduire des entretiens (face à face, en ligne ou par écrit) ;
• Demander à la S.A.R.L. Galerie K Paris de mener un enquête interne.

Gestion de la non conformité

Si une faute professionnelle ou une faute administrative est identifiée, WSET prendra en compte ses conséquences et pourra prendre les sanctions appropriées. WSET Awards prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les étudiants impactés par une faute professionnelle ou administrative qui ne relève pas de leur responsabilité ne soient pas désavantagés. Cependant, dans certains cas, il peut être nécessaire de refuser ou de suspendre des résultats et/ou des diplômes.

Dans le cas d’une faute professionnelle de la part d’un étudiant, WSET Award peut envisager les actions suivantes :

Appels

Les personnes souhaitant faire appel d’une pénalité ou d’une sanction imposée par WSET Awards doivent contacter la S.A.R.L. Galerie K Paris en première instance.

Annulation à l’initiative d’un participant

Toute demande d’annulation doit être envoyée à l’adresse électronique suivante :

ecolesake@ecolesake.galeriekparis.com

Les frais suivants s’appliquent :

• Annulation jusqu’à 15 jours ouvrés avant le début des cours : 50,00 euros plus le prix complet du matériel de cours fourni sera remboursé au participant.
• Annulation dans les 15 jours précédant le début des cours : aucun remboursement ne sera possible.
• Transferts : Jusqu’à 15 jours ouvrés avant le début des cours, le participant peut demander un transfert vers un autre cours proposé par la S.A.R.L. Galerie K Paris contre des frais de 50,00 euros plus le prix complet du matériel de cours déjà distribué.

Annulation à l’initiative de la S.A.R.L. Galerie K Paris

La S.A.R.L. Galerie K Paris se réserve le droit d’annuler ou de repousser un cours. Dans ce cas, la totalité de la somme payée par le participant sera intégralement remboursée, à moins que le participant n’accepte d’utiliser cette somme pour l’inscription à un autre cours à sa convenance.

Si le nombre minimum d’étudiants pour un cours n’est pas atteint (minimum 4 étudiants), la S.A.R.L. Galerie K Paris se réserve le droit d’annuler le cours.

Conditions particulières

L’examen de candidats présentant des exigences d’évaluation particulières, justifiées par une estimation indépendante écrite, sont tenus d’informer la S.A.R.L. Galerie K Paris au moment de l’inscription ou au minimum 5 semaines avant le début des cours. Des indications supplémentaires sont à la disposition des candidats.

Complaints policy

Galerie K Paris Sarl aims to provide consistently excellent level of service to students. Whilst every care is taken to ensure high quality standard, there may be occasions where we fall short. Where this is the case, we would like the opportunity to improve our service by listening and responding, taking whatever action is needed to put mistakes right and to prevent from happening again.

Policy aim and purpose

Galerie K Paris Sarl is committed to providing individuals directly affected by our services with the opportunity to provide feedback on whether or not standards have been met. We can assure students that they will be listened to and that all feedback received, both positive and negative, will be acknowledged.

Definition of a complaint

A complaint is an expression of dissatisfaction about the standard of service, action or lack of action by Galerie K Paris Sarl, a member of their staff or a representative, affecting a stakeholder or group of stakeholders, especially Galerie K Paris Sarl students/candidates.

Equality of access and treatment

Complaints can be made by an individual stakeholder or group of stakeholder who have been adversely affected by or have witnessed, the cause of dissatisfaction, or someone acting on behalf of the affected stakeholder (referred to as third parties).

Students/candidates (complainants) wishing to raise dissatisfaction about services provided by Galerie K Paris Sarl must address their concern directly to us.

The parties submitting a complaint on behalf of the complainant may only do so with written permission to represent the complainant and their interests. This must be presented to and accepted by WSET Awards.

Anonymous complaints

Receiving a complaint from an unidentified source potentially limits Galerie K Paris Sarl power to effectively investigate that complaint. However, if an anonymous complaint is received, Galerie K Paris Sarl will consider if there is enough information in the complaint to enable further investigation.

How to make a complaint

• In case you are dissatisfied with the services provided by Galerie K Paris, we invite you to contact us at Tel +33 1 40 28 42 65. for an informal discussion, in response to which we will aim to resolve the concern as quickly as possible. Please be ensured that your claim will be handled confidentially and your complaint will not prejudice you.
• In case you are dissatisfied, the next step will be the formal process to be submitted in writing to Galerie K Paris Sarl, 9 rue des Capucines, 75001 Paris. Your complaint mus provide the following:
  • Name, address and contact information
  • Full details of the complainant i.e. the cause of dissatisfaction with operations, actions or behavior
  • All supporting information i.e. relevant documentation, dates, locations, any witnesses
  • Details of any previous attempts to resolve the identified dissatisfaction

  Galerie K Paris Sarl, will acknowledge receipt of your complaint with 3 working days of receipt of complaint.
  Feedback will be issued within 20 working days of receipt. The time-frame will depend on the complexity of the issue and may take longer.

• Should you then be still dissatisfied and request a further review, an escalation to the General Manager of Galerie K Paris Sarl (Representative of WSET APP. Approved Programme Provider) will be possible. Your claim in writing will have to be submitted to Galerie K Paris Sarl, 9 rue des Capucines, 75001 Paris. Your complaint must provide the following:
  • Name, address and contact information
  • Full details of the complainant i.e. the cause of dissatisfaction with operations, actions or behavior
  • All supporting information i.e. relevant documentation, dates, locations, any witnesses
  • Details of any previous attempts to resolve the identified dissatisfaction

  Your complaint will then be acknowledged within 3 days of receipt. Feedback will be issued within 20 working days of acknowledgment date. The time-frame will depend on the complexity of the issue and may take longer.

• Unresolved complaints can be escalated to WSET Awards, who have their own complaints procedures.
• Formal complaints are submitted in writing by complainants to Galerie K Paris Sarl; the complainant must provide the following:
  • Name, address and contact information
  • Full details of the complainant i.e. the cause of dissatisfaction with operations, actions or behavior
  • All supporting information i.e. relevant documentation, dates, locations, any witnesses
  • Details of any previous attempts to resolve the identified dissatisfaction
  • What action or response they seek to resolve the dissatisfaction.

  Please be aware that the time-frame will depend on the complexity of the issue.

Appeals

WSET Awards has an appeals process and complainants can contact Galerie K Paris Sarl to request the relevant forms.

Please be aware that an appeal process is an appeal against a decision that WSET Awards have made such as disqualification.

All appeals must be received by Galerie K Paris Sarl within 7 working days of receipt of the complaint outcome from the WSET Awards.

Examination Feedback, Enquiries and Appeals

Candidates requiring feedback and/or an enquiry (re-mark) on their examination paper should contact Galerie K Paris Sarl and request an Enquiry and Feedback Form. The form must be completed and submitted through Galerie K Paris Sarl to WSET Awards along with the appropriate fee within 5 weeks of the date of the examination. Any request received outside this time-frame will not be reviewed. Feedback and enquiries will be issued within 10 weeks of receipt.

Any candidate dissatisfied with the result of an enquiry of an examination paper should contact Galerie K Paris Sarl and request an Appeal against Enquiry Application Form, which must be completed and returned through Galerie K Paris Sarl to WSET Awards, together with the appropriate fee no more than 7 working days following notification of the enquiry decision. Appeals received outside this time-frame will not be reviewed. Appeals will be issued within 10 weeks of receipt.

Conflict of Interest Policy

This policy applies to all WSET Awards staff and to any individual acting on behalf of WSET Awards. Galerie K Paris Sarl has adopted the same conflict of interest policy which complements the provisions set out below.

Definition of Conflict of Interest

A Conflict of Interest exists where an individual has interest or loyalties that could adversely influence their judgement, objectivity or loyalty to WSET Awards when conducting activities associated with WSET qualifications.

Examples of Conflict of Interest in the context of an awarding organization include:

• The undertaking of any assessment of candidates by an individual who has a personal interest in the result of the assessment for any or all individual concerned;
• The undertaking of any moderation of assessment of candidates by an individual who has a personal interest in the result of the assessment for any or all individual concerned;
• The tutoring of candidates by an individual involved in the assessment process;
• The undertaking of a WSET qualification by any individual employed by Galerie K Paris Sarl;
• The undertaking of a WSET qualification by any individual employed by WSET Awards;
• The invigilation of a WSET assessment by any individual involved in the delivery of training leading to the assessment;
• The coaching of candidates by any individual involved in the assessment of candidate scripts or the authoring of examination questions;
• The employment by Galerie K Paris Sarl of individuals engaged in the delivery of taught programmes or in the role of Internal Assessor in another APP.

Some of these Conflicts of Interest can be managed and are therefore acceptable. For example, the marking of WSET Level 3 tastings assessment by Internal Assessors is verified by WSET Awards to mitigate the risk of a conflict of Interest. Similarly, where an employee of the WSET or one of Galerie K Paris Sarl undertakes a WSET qualification, measures can be put in place to maintain the integrity of the assessment, provided this has been notified to WSET Awards in advance.

Some Conflicts of Interest cannot be managed and are not acceptable. For example, it would be inappropriate for an individual involved in the authoring of examination questions or the compilation of examination papers to teach or coach students.

Management of Conflict of Interest

WSET Awards has procedures in place to manage specific Conflicts of Interest. This includes the exclusive involvement of WSET Awards in the creation of all assessments materials, moderation of all internal assessments conducted by APPs including Galerie K Paris Sarl and moderation of all written examinations not marked by optical mark readers. Other Conflicts of Interest will be managed on a case-by-case basis.

Data Protection Policy

WSET Awards and Galerie K Paris Sarl are required to comply with privacy and data protection laws. By submitting data to WSET Awards and Galerie K Paris Sarl, individuals authorize them to process data in accordance with this policy.

Definition of Data

Data refers to information held about an individual that may be processed by WSET Awards and Galerie K Paris Sarl in order for them to carry out their function as an awarding organization (the former) and an APP. Approved Programme Provider (the latter). This includes data relating to a living individual who can be identified from that data (or from that data and other information in the possession of WSET Awards and Galerie K Paris Sarl. It may also include certain categories of sensitive personal data, e.g. information about an individual’s racial or ethnic origin or their physical or mental health or condition which we may be required by the Regulator to collect in connection with the delivery of WSET qualifications.

How WSET Awards processes candidate data

WSET Awards and Galerie K Paris Sarl have a legitimate interest in collecting and processing personal data including a candidate’s name(s), date of birth, gender and email address for the purposes of examining and awarding WSET qualifications and collecting feedback from candidates. In some cases, additional information (which may include sensitive personal data relating to health) will be collected to support the requests for reasonable adjustment and a special consideration. Such personal data will be supplemented by the result of examinations and assessments undertaken by the candidate.

A candidate’s personal data will only be collected from Galerie K Paris Sarl in the context of examination registrations and/or certification claims. It will not be used neither by WSET Awards nor Galerie K Paris Sarl other than for the administration of the examinations process, conducting assessments and certifying results. Personal data within candidate’s work will be collected and processed by WSET Awards and Galerie K Paris Sarl for the purpose of making and issuing examination result and providing candidates with post-results services. In order to achieve this, some personal information may be transmitted to third parties such as examiners outside of the European Economic Area.

Data protection arrangements

Both WSET Awards and Galerie K Paris Sarl have the following procedures in place to safeguard data collected by them as an awarding organization (the former) and an APP. Approved Programme Provider (the latter):

• All WSET Awards staff, students and APPs and educators have access to this policy;
• All APPs are required to inform students of how their data will be processed for the purposes of registration and certification of a WSET qualification;
• Forms which require the collection of personal or sensitive personal data include a data protection statement informing individuals about how their data will be processed;
• Data collected by WSET Awards and Galerie K Paris Sarl is not used for marketing purposes or shared with third parties;
• No personal data is disclosed to anyone outside WSET and Galerie K Paris Sarl without the prior written consent of the individual;
• Access to personal information on the WSET Awards and Galerie K Paris Sarl database is restricted to authorized users;
• All records are kept accurate and up-to-date as far as practicable, WSET Awards relies on individuals and Galerie K Paris Sarl to communicate any changes; and
• Where WSET Awards and/or Galerie K Paris Sarl send(s) email correspondence to multiple recipients, recipients will be blind-copied.

Data security arrangements

WSET Awards has appropriate measures in place to ensure the data held on its systems is secure. In the event of an unauthorized use of data or data loss, the individuals concerned will be notified and a recovery plan implemented. This will include a risk assessment and review of operating procedures.

Diversity and Equality Policy

WSET Awards and Galerie K Paris Sarl are committed to upholding the principles of diversity and equality in all areas of their work. We ensure that all candidates and other stakeholders are treated fairly and equally at all times.

This policy applies to all WSET staff and to any individual acting on behalf of WSET Awards. Galerie K Paris Sarl has adopted the same diversity and equality policy which complements the provisions set out below.

WSET Awards and Galerie K Paris Sarl assure equality of opportunity for candidates by:

• Promoting open access to WSET qualifications (having regard to the legal minimum age for the retail purchase of alcohol and assessment competence standards);
• Ensuring that the format and content of all specifications, examinations and other WSET Awards materials do not discriminate unlawfully against anyone on the ground of disability, age, marriage and civil partnership, gender reassignment, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex and sexual orientation (having regard to the legal minimum age for the retail purchase of alcohol and assessment competence standards)
• Allowing candidates with special educational needs, disabilities or temporary injuries to access WSET assessments without changing the demands of the assessment in line with its Reasonable Adjustment and Special Consideration policies;

Candidates who are believe they may have been unfairly discriminated against by Galerie K Paris Sarl should raise this with us in the first instance.

Reasonable Adjustments Policy

WSET Awards and Galerie K Paris Sarl seeks to assess all candidates in a way that puts them at no disadvantage, or advantage, over other candidates.

A reasonable adjustment is any action that helps to reduce the effect of a disability or difficulty that places the candidate at a substantial disadvantage in the assessment situation. Reasonable adjustments are approved by WSET Awards and put in place by Galerie K Paris Sarl before the assessment activity takes place; they constitute an arrangement to give the candidate access to the qualification. The use of a reasonable adjustment is not taken into consideration during the assessment of a candidate’s work.

Reasonable adjustments must not give unfair advantage over candidates for whom reasonable adjustments are not being made or affect the reliability and validity of the assessment outcomes as detailed in the applicable Specification.

Reasonable adjustments may involve:

• Changing standard assessment arrangements, for example allowing candidates extra time to complete the assessment activity;
• Adapting assessment materials, such as providing materials in large text format;
• Providing access facilitators during assessment, such as a sign language interpreter or reader;
• Re-organising the assessment room, such as removal of visual stimuli for an autistic candidate.

Applying for a reasonable adjustment

Candidate must inform Galerie K Paris Sarl at the time of candidate enrolment, and anyhow at least 5 weeks before the examination date, about any special needs which may require a reasonable adjustment at the time of the examination. Candidate must attach supporting evidence of his/her request

WSET Awards and/or Galerie K Paris Sarl reserves the right to seek the evidence of independent agencies as appropriate in coming to a decision on specific arrangements. Please note that Galerie K Paris Sarl may not offer reasonable adjustment to any candidates until this has been agreed with WSET Awards.

Candidates and their advisors should be aware that it is not appropriate to make requests for reasonable adjustments where the candidate’s particular difficulty directly affects performance in the attributes that are the focus of the assessment.

Special Consideration Policy

Special consideration is an action taken after an assessment to allow candidates who have been disadvantaged by temporary illness, injury, indisposition or adverse circumstances at the time of the assessment to demonstrate attainment.

Special consideration will not give unfair advantage over candidates for whom special consideration is not being applied, or alter the assessment demands of the qualification as detailed in the applicable Specification.

A candidate may be eligible for special consideration if:

• Performance in an assessment is affected by circumstances beyond the control of the candidate. This may include recent personal illness, accident, bereavement or examination room conditions;
• Alternative assessment arrangements which were agreed in advance of the assessment proved inappropriate or inadequate;
• The application of special consideration would not mislead the user of the certificate as to the candidate’s attainment.

Please note that WSET Awards does not offer aegrotat awards and that all assessment requirements of WSET qualifications must be met.

Applying for special consideration

Candidates must submit WSET Awards through Galerie K Paris Sarl a Special Consideration request within 3 working days of the assessment date for which special consideration is being sought. Eligibility will only be considered if accompanied by supporting independent documentation.

Malpractice and Maladministration Policy

The aim of this policy is to protect the interest of WSET and Galerie K Paris Sarl students and safeguard the integrity of WSET qualifications by ensuring compliance with WSET Policies and Procedures.

Non-compliance with WSET Policies and Procedures generally falls into one or two categories:

1. Maladministration, where non-compliance is accidental rather than intentional; and
2. Malpractice where non-compliance is intentional or the result of negligence.

The boundaries between maladministration and malpractice are not clear-out. Some incidents may fall into either category depending on the wider context. Whether a situation is maladministration or malpractice will be determined by WSET Awards following an investigation.

Malpractice or maladministration by Galerie K Paris Sarl may include:

• Failure to carry out course or assessment delivery in accordance with WSET Awards requirements;
• Failure to adhere to WSET Awards’ candidate registration and certification procedures;
• Late student registrations;
• Fraudulent claim for certificates/fraudulent use of certificate/reproduction or forgery of certificates;
• Issue of incorrect exam results/failure to issue results to students in a timely manner;
• Use of unqualified and/or unregistered educators or internal assessor;
• Misleading advertising/publicity.

Malpractice by students may include:

• Fraudulent claim for certificates/fraudulent use of certificate/reproduction or forgery of certificates;
• Withholding of information from WSET Awards which is critical to maintaining the rigour of quality assurance;
• Submissions of false or inaccurate information to gain a qualification;
• Cheating, including the use of unauthorized devices or materials;
• Disruptive behaviour in an examination;
• Plagiarism of any nature by students;
• Impersonation (including forgery of signatures);
• Any action likely to lead to an adverse effect;

Notifications about malpractice and maladministration must be notified in writing (email is accepted) and should include:

• A detailed account of the circumstances surrounding the suspicions and allegations;
• Details of any consequent actions or investigations carried out by the centre;
• Any extenuating circumstances (e.g. medical reports)
• Any unauthorised materials found during assessment;
• Written statements signed and dated by any individuals involved.
• WSET Awards will acknowledge receipt of a non-compliance notification via e-mail within 7 working days.

Investigations by WSET Awards

The time-frame for investigations carried out by WSET depend on the complexity of the issue

Where there are ground to suspect malpractice or maladministration against a student, certification may be suspended until the investigation has been completed and any sanctions applied.

During the investigation, WSET Awards may:

• Request further information from any party involved;
• Conduct interview (face-to-face, online, written) with individuals;
• Require Galerie K Paris Sarl to carry out an internal investigation.

Management of non-compliance

If malpractice or maladministration is identified, WSET Awards will consider its impact and may apply sanctions accordingly. WSET Awards will take all reasonable steps to ensure that students who are affected by malpractice or maladministration through no fault of their own are not disadvantaged. However, in some cases, it may be necessary to disallow or withhold results and/or certificates.

In case of student Malpractice, WSET Award may consider the following:

Appeals

Individual that wishes to consider appealing against penalties or sanctions imposed by WSET Awards should contact Galerie K Paris Sarl at first instance.

Cancellation by the participant

Any cancellation requests have to be sent to the following e-mail :

ecolesake@ecolesake.galeriekparis.com

The following charges will be applied:

• Cancellations up to 15 working days prior to the start of the course: Euro 50,00 plus the full cost of the study material supplied will be refunded to the participant.
• Cancellation in the 15 working days prior the start of the course: no refund will be possible.

Transfers: up to 15 working days prior to the start of the course the participant may request the transfer to another course organized by Galerie K Paris Sarl against a fee of Euro 50,00 plus the full cost of the study material already supplied.

Cancellation by Galerie K Paris Sarl

Galerie K Paris Sarl reserves the right to cancel or to postpone a course. In this case the total amount paid by the participant will be fully refunded, unless the participant agrees to consider this amount to enroll for another course at his/her convenience.

If the minimum number of students for a course is not reached (min. 4 students ?) Galerie K Paris Sarl reserves the right to cancel the course.

Special conditions